PDF Butler

Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Handbücher, E-Mails, Ausweise, Protokolle, Kontoauszüge, Gesetzestexte, Tagesordnungen, Fahrkarten, Rezepte – das sind nur einige von vielen Unterlagen, die Sie auf Papier erhalten. Vieles davon hätten Sie gerne immer dabei, aber Papier wiegt eine Menge. Da Sie ohnehin immer mehr Informationen und Dokumente nur noch auf elektronischem Wege erhalten, könnte es eine sinnvolle Lösung sein, alles zusammenzuführen, also auch das Papier einzuscannen und auf einen Ordner auf Ihrer Festplatte zu verdichten. Das wäre ein wichtiger Schritt zum papierlosen Büro, zumindest aber zum papierlosen Schreibtisch.

PDFButler nimmt Ihnen nicht die Arbeit des Einscannens ab. Aber ab dem Moment, an dem Ihre Dokumente elektronisch vorliegen, bietet PDFButler Ihnen eine Plattform, auf der Sie Ihre Daten schnell ablegen und schnell wiederfinden können.

Es gibt viele Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Einige davon sind teuer und ihr großer Funktionsumfang will erlernt werden. PDFButler ist genau das Gegenteil davon. Sie erhalten eine extrem schlanke Software. Und die Bedienung ist kinderleicht. Schlüssel dazu ist eine sehr einfache Idee: Der Inhalt der Datei und ihre Auffindbarkeit erschließen sich über die wiederholte Veränderung des Dateinamens.

Ein Dateiname nach dem Muster “PKW Audi Versicherungen Haftpflicht Rechnungen 2016” (.pdf) ist durch dieses Verfahren nichts Ungewöhnliches. Der Dateiname entwickelt sich. Am Anfang heißt Ihre Datei vielleicht nur “Versicherung Audi”. Durch stetige Verfeinerung wird das “Regal”, in das Sie Ihre Dateien einordnen, immer detaillierter.

Diese rekursive wiederkehrende Benennung “bis es passt” bringt dann auch die Möglichkeit zur Quersuche (gleich Filterung) mit sich. Alle “Versicherungen” auf einen Blick? Alle “Rechnungen”? Das ist dann kein Problem mehr.

Nun könnten Sie sagen, “Dateinamen ändern”, das bietet bereits das Betriebssystem selbst. Aber das wäre sehr umständlich; PDFButler ist am Workflow des Einordnens von Dokumenten orientiert und macht mit der Batch-Funktion zudem automatisch, was unter Windows manuelle aufeinanderfolgende Arbeitsschritte wären.

Um es klar zu sagen: Der Funktionsumfang von PDFButler reicht vor allem dann aus, wenn Sie die Software privat und zu Hause einsetzen. Wollen Sie mehr Funktionen, beispielsweise die Volltextsuche über alle Dokumente hinweg, sollten Sie ein anderes Programm wählen. Allerdings haben wir inzwischen die Erfahrung gemacht, dass viele Nutzer auch im Büro oder sogar in ihrer Firma mit PDFButler arbeiten. Wir wissen das, weil die meisten von ihnen ehrlich sind und die dann fällige Lizenzgebühr von 39,90 Euro inclusive Umsatzsteuer auch wirklich bezahlen (zumal es dafür eine zeitlich unbefristete Lizenz für das ganze Büro bzw. die ganze Firma gibt, die zudem noch auf bis zu zehn Rechnern, Tablets oder Smartphones einsetzbar ist). Selbstverständlich erhalten Sie eine steuerlich absetzbare Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Das Programm ist kostenlos, wenn Sie es nur privat und zu Hause einsetzen. Jede andere Nutzung ist vergütungspflichtig. Das gilt auch für Freiberufler oder Angestellte, die die Software am Arbeitsplatz einsetzen.

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