Das aktuelle Buch

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Werner Lauff: Perfekt schreiben, reden, moderieren, präsentieren Die Toolbox mit 100 Anleitungen für alle beruflichen Herausforderungen. Verlag Schäffer Poeschel, Stuttgart, 256 Seiten, 19,95€, ISBN 978-3-7910-3637-3 Begleitende Website: www.perfektmachen.de

Hier einige Details zum aktuellen Buch von Werner Lauff. Mehr Informationen erhalten Sie auf einer speziellen Seite des Schäffer-Poeschel-Verlags. Dort können Sie das Buch auch bestellen. Natürlich erhalten Sie es auch im Buchhandel. Die ISBN lautet 978-3-7910-3637-3.

 

A perfekt schreiben C perfekt moderieren
1 Die Regel „Ein Gedanke, ein Satz“ anwenden 51 Gäste eindrucksvoll anmoderieren
2 Das Subjekt nach vorn stellen 52 Fragerunden leiten und Gäste abmoderieren
3 Aktiv statt Passiv benutzen 53 Die Laufwege festlegen
4 Das Verb anstelle des Substantivs wählen 54 Den Veranstalter beraten
5 Adjektiv statt Substantiv verwenden 55 Die Gastgeberrolle ausfüllen
6 Mit Adjektiv und Adverb geizen 56 Das Publikum einstimmen
7 Konkreter werden 57 Die Veranstaltung spannend eröffnen
8 Fragen stellen 58 Variationen der Eröffnung einsetzen
9 Einfach gliedern 59 Ins Publikum gehen
10 Wörtlich zitieren 60 Die Veranstaltung eindrucksvoll beenden
11 Die „magische Drei“ beachten 61 Die Podiumsteilnehmer vorstellen
12 Mit dem Anfang den Ton festlegen 62 Die Podiumsteilnehmer einordnen
13 Mit ersten Sätzen Interesse wecken 63 Sinn und Grenzen eines Podiums erkennen
14 Absätze mit Leitsätzen zusammenfassen 64 Die Sitzordnung auf dem Podium festlegen
15 Bilder in den Köpfen produzieren 65 Das Podium als Summe von Interviews verstehen
16 Menschen in den Vordergrund stellen 66 Die erste und die letzte Frage formulieren
17 Souverän mit Zahlen umgehen 67 Die Struktur des Podiums festlegen
18 Die Zeiten vereinfachen 68 Die Podiumsteilnehmer „briefen“
19 Negationen optimieren 69 Die Moderationskarten erstellen
20 Ziele und Werte nennen 70 Das Publikum einbeziehen
21 Gefühle erzeugen 71 Die Podiumsdiskussion effektvoll beenden
22 Gedanken mit Gefühlen abbinden 72 Kleine Gruppen souverän moderieren
23 Definitionen geben, Maßstäbe setzen 73 Doppelmoderationen gezielt einsetzen
24 Einwände vorwegnehmen 74 Auf Störungen besonnen reagieren
25 induktiv argumentieren
26 gegensätzlich argumentieren D perfekt präsentieren
27 Texte rechtzeitig beenden 75 Mit Textcharts Leitsätze zeigen
28 Varianz erzeugen 76 Mit Fotos Gefühle erzeugen
29 Redundanzen beseitigen 77 Den Blick auf Details lenken
30 Fremdsprache minimieren 78 Mit eigenen Fotos punkten
31 Logikfehler erkennen 79 Videos zeigen
80 O-Töne integrieren
B perfekt reden 81 Daten reduzieren und skalieren
32 Die Manuskriptart festlegen 82 Liniengraphiken zeigen
33 Das Manuskript einrichten und erstellen 83 Graphiken aus Säulen oder Balken zeigen
34 Das Manuskript auszeichnen und einüben 84 Kuchen- und Donut-Graphiken zeigen
35 Das Manuskript beim Auftritt richtig einsetzen 85 Weitere eindrucksvolle Datencharts einsetzen
36 Standorte auf der Bühne vorplanen 86 Swot-Analysen verwenden
37 Beim Vortrag Pausen setzen 87 Mit Quadranten arbeiten
38 Auf gewillkürte Gestik und Mimik verzichten 88 Timelines und Kalender verwenden
39 Mit Tempo und Lautstärke spielen 89 Mit der Waage zur Abwägung ermuntern
40 In Fragerunden „nicht aus der Rolle fallen“ 90 Zwischenfazit: Effektiv illustrieren
41 Die Technik beeinflussen 91 Mit dem ersten Chart Interesse wecken
42 Die Bedürfnisse des Publikums rekapitulieren 92 Mit dem letzten Chart „inhaltlich abbinden“
43 Die Prädispositionen des Publikums erkennen 93 Quellenangaben im Handout machen
44 Informationen über das Publikum einholen 94 Technische Fallen beachten
45 Vom Fallbeispiel „Fernsehen“ lernen 95 Vorlagen im Internet nutzen
46 Am Anfang Überflüssiges weglassen 96 Von Bilderdiensten profitieren
47 Anreden auf die Rede verteilen 97 Alternativen zu PowerPoint kennenlernen
48 „Trailern“ statt gliedern 98 Mindmaps kreativ einsetzen
49 Ein „wesentliches“ Ende wählen 99 Die Firmen-Policy ermitteln und ändern
50 Humor (vorsichtig) einsetzen 100 Das Handout erstellen

 

Perfekt schreiben

Vermerke, Anträge, Sitzungsvorlagen, Stellungnahmen, Protokolle, Einladungen, Berichte. Sie verfassen täglich Dutzende dienstlicher oder geschäftlicher Texte, als E-Mail oder auf Papier. Nach welchen Regeln gehen Sie vor? Gemeint sind nicht Schul-Überbleibsel wie „Einleitung, Hauptteil, Schluss“ oder Allgemein-Weisheiten wie „In der Kürze liegt die Würze“. Es geht um strategische Regeln, die das Geschriebene instruktiv und eindrucksvoll machen.

Die meisten von Ihnen kennen solche Regeln nicht, sondern verlassen sich auf ihre Erfahrung und Intuition. Das führt zu „normalen“ Texten, die nur selten aus der Masse hervorstechen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die 31 Anleitungen im ersten Abschnitt des Buches einzuüben und anzuwenden, ändert sich das. Es fällt leichter, Ihre Gedanken nachzuvollziehen, Ihre Argumente anzuerkennen und Ihre Gefühle zu teilen. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Adressaten die Überzeugung gewinnen, die Sie generieren wollen.

Der Hauptgrund dafür liegt in der Einfachheit, mit der Sie punkten. Sie reduzieren die Übersetzungsarbeit, das Grundproblem schriftlicher und mündlicher Kommunikation. Ihre Leser und Zuhörer „ticken“ ja nicht so wie Sie. Jeder hat sein eigenes Leben, seine eigenen Prägungen, anderes Vorwissen, andere Grundauffassungen. Daher müssen Ihre Leser und Zuhörer das, was Sie äußern, so umwandeln, dass daraus bei ihnen neues Wissen, nachhaltige Gefühle oder feste Entschlüsse entstehen. Das darf kein komplizierter Vorgang sein.

Deswegen: Wer gut schreibt, hat schon halb überzeugt – und außerdem ein großes Stück auf dem Weg zu perfekten Reden, Moderationen und Präsentationen zurückgelegt. Denn alle Anleitungen, die Sie in diesem Abschnitt finden, benötigen Sie auch in den anderen Disziplinen. Das gilt selbst dann, wenn Sie bei Vorträgen spontan formulieren und Ihre Präsentationsfolien rudimentär sind – je mehr Sie sich auf Sprache verlassen, umso mehr muss es gute Sprache sein.

Perfekt reden

Der zweite Abschnitt dieses Buchs behandelt „Reden“. Gemeint sind alle Gelegenheiten, bei denen Sie vor Publikum treten und mehr als nur „Hallo“ sagen. Egal ob sich das nun Referat, Präsentation, Statement, Begrüßung, Vorlesung, Keynote, Bericht, Ehrung, Einführung, Vortrag oder Rede nennt. Gleichgültig ob Sie unterrichten und dozieren, motivieren und einschwören, Revue passieren lassen und Bilanz ziehen oder Freude bereiten und Spaß machen. Und egal ob es sich um eine Hauptversammlung, eine Betriebsversammlung, einen Empfang, ein Kundenevent, ein Fest, einen Kongress, eine Pressekonferenz, eine Hochzeit oder eine Beerdigung handelt.

Nach „perfekt schreiben“ steht dieser Abschnitt, weil Sie alles dort Dargelegte hier erneut brauchen. In manchen Fällen reicht es zwar aus, in einem Outliner oder einer Mindmap den Redeinhalt zu skizzieren und mit dieser Skizze vor Ihr Publikum zu treten. Das schützt Sie zumindest davor, Gedanken ungeordnet vorzutragen und Wesentliches zu vergessen. Aber auch dann kommt es darauf an, so einfach und anschaulich zu sprechen, wie Sie es im Abschnitt „perfekt schreiben“ gelernt und geübt haben.

Vor „perfekt präsentieren“ steht dieser Abschnitt, weil Sie festlegen müssen, was Sie sagen, bevor Sie entscheiden können, was Sie zeigen. Es sei denn, Sie wären Anhänger der These „Ich zeige einfach alles, was ich sage“. Es gibt viele Anhänger dieser
These. Sie verwenden keine Outliner-Software, kein Mindmapping-Programm und keine Textverarbeitung. Sie stürzen sich zur Vorbereitung ihres Auftritts sofort auf PowerPoint oder eine vergleichbare Präsentationssoftware. Dort schreiben
sie dann alles hinein, was sie sagen wollen, und hangeln sich später auf der Bühne an ihren eigenen Präsentationscharts entlang. Zuweilen nehmen sie auch komplexere Darstellungen aus den Akten in die Präsentation auf und erläutern sie, indem sie mit Laserpointern das Wesentliche umkreisen. Sie verschenken damit eine einzigartige Gelegenheit.

Vor „perfekt moderieren“ steht dieser Abschnitt, weil Sie dort auf vieles zurückgreifen, was Sie in „perfekt reden“ lernen. Das ist insbesondere bei Veranstaltungseröffnungen, Einführungen in Podien und Anmoderationen der Fall.

Perfekt moderieren

Moderieren scheint auf den ersten Blick eine einfache Tätigkeit zu sein. Als Moderator muss man doch nur „Herzlich willkommen“ sagen, Referenten das Wort erteilen, Fragen aus dem Publikum einsammeln, ein Podium leiten, sich bei allen bedanken und die Veranstaltung schließen. Das sollte jeder können und zwar zu jedem Thema. Besondere Fähigkeiten oder Sachwissen braucht es dazu nicht. Kongresse, Fachtagungen, Symposien, Konzerntreffen, Verbandstage, Kick-offs, Kundenevents, Mitgliederversammlungen und Empfänge – her zu mir!

Könnte man meinen. In Wirklichkeit sind (erstens) für das Gelingen einer Veranstaltung gut ausgebildete Moderatoren notwendig und entscheidend. Sie müssen (zweitens) auch eine Menge von der Sache verstehen, um die es inhaltlich geht.

Zu 1. Nehmen Sie an, Sie haben anlässlich eines runden Geburtstags zu einem Glas Wein eingeladen. Nach und nach treffen Ihre Gäste ein. Sie begrüßen sie, wechseln ein paar Worte mit ihnen, machen sie mit anderen Gästen bekannt. Sie halten eine kurze Ansprache: Schön, dass Sie alle da sind, trotz des runden Geburtstages geht es mir gut. Natürlich sorgen Sie auch für gefüllte Gläser – aber Ihr Augenmerk richten Sie vor allem darauf, dass sich Ihre Gäste an diesem Abend gut unterhalten. Sie persönlich können daran nur begrenzt mitwirken, weil Sie ja nicht mit jedem gleichzeitig sprechen können. Aber Sie passen immer wieder auf, ob jemand abseits steht. Ihr Ziel ist es, dass jeder am Ende nach Hause geht und sagt „Ich habe mich hier wohlgefühlt“.

Auch Moderatoren sind Gastgeber. Sie haben diese Aufgabe für eine gewisse Zeit vom Veranstalter übernommen. Sie kümmern sich während der Veranstaltung darum, dass Redner optimal zur Geltung kommen und ein Maximum an Nutzen vermitteln. Sie sorgen dafür, dass Zuhörer im Publikum das Gesagte verstehen und mit Nachfragen und Diskussionsbeiträgen teilhaben können. In kritischen Situationen vermitteln Sie zwischen beiden Seiten. Sie sorgen für einen planmäßigen Ablauf, für ein gutes Arbeitsklima und reagieren sensibel auf Unvorhergesehenes. Egal ob es ein Kongress ist oder ein Vortragsabend, ein Kundenevent oder eine Vereinsversammlung: Die Aufgabe eines Moderators ist es, dass Referenten und Zuhörer am Ende sagen: „Ich habe mich hier wohlgefühlt, habe Neues dazugelernt, Anregungen erhalten, Zweifel beseitigt, Fragen geklärt, Kollegen kennengelernt, Einblicke erhalten. Ich bin bereichert.“

Zu 2. – Das Beispiel mit der Einladung zum Glas Wein hinkt allerdings an einer Stelle. Zwar müssen Sie auch dort – wie bei einer Veranstaltung – Ihre Gäste kennen, sonst können Sie sie ja nicht vorstellen. Aber Sie müssen nicht unbedingt über alle Themen Bescheid wissen, über die sich Ihre Gäste unterhalten. In einer Veranstaltung ist das anders. Moderatoren brauchen mehr als nur einen Grundbestand an thematischem Wissen. Wer eine Fachtagung leitet, bei der es um Betrug im Gesundheitswesen geht, muss Jurist, Mediziner oder Pharmazeut sein und sich in den Themenbereichen der Tagung zumindest grob auskennen – der Rest ist „learning by listening“. Wer durch das Symposium zur Zukunft kommunaler Wohnungsbaugenossenschaften führt, sollte Berufs- oder Mandatserfahrung in Städten und Gemeinden haben. Man kann keine Konferenz über Straßenbau leiten, nur weil man ein Auto hat. Moderieren Sie nie eine Veranstaltung (und erst recht natürlich nie ein Podium), dessen Thema Ihnen nicht geläufig ist! Dieser Satz kommt bei professionellen Moderatoren von Zeitungen, Hörfunk oder Fernsehen weniger gut an. Veranstalter beauftragen sie mit der Moderation, weil ihr Name oder der ihres Mediums Anziehungskraft hat. Die Erfahrung zeigt aber, dass die Magnetwirkung der Prominenz auf der Bühne nach kurzer Zeit abnimmt: Nach anfänglicher Freude über das Erscheinen der Berühmtheit konzentriert sich ein Publikum gerne wieder auf die Sache und erwartet dann auch vom Moderator, dass er sich in dem Berufsfeld der Zuhörer und den Themen der Veranstaltung auskennt.

Insbesondere bei TV-Journalisten kann man das aber nicht unterstellen. Zwar wirken sie in ihren Talkshows über jedes neue Thema komplett informiert. Aber das ist, wie Vieles im Fernsehen, eine Täuschung. Dahinter steckt eine mehrköpfige Redaktion, die sich zu den Sendungen oft noch Expertenwissen von außen hinzukauft. Sie ist tagelang damit beschäftigt, die Fragen zu erarbeiten. Der Moderator hat während der Veranstaltung einen Knopf im Ohr und bekommt von der Redaktion Vorschläge für die nächste Frage. Das Ganze ist in einer Veranstaltung nicht reproduzierbar – schon aus Kostengründen können Sie neben dem ohnehin teuren Moderator nicht noch die ganze Redaktion engagieren.

Deswegen: Wenn Sie für eine Veranstaltung einen Moderator suchen, denken Sie zuerst daran, ob Sie diese Aufgabe nicht selbst erfüllen können, beispielsweise als Pressesprecher, Verbandsgeschäftsführer oder Führungskraft im Unternehmen. Wenn Sie die folgenden Anleitungen beachten, gelingt Ihnen das mühelos. Man kann Moderieren relativ einfach lernen. Wenn Sie für sich selber ausschließen, die Moderation zu übernehmen, wie wäre es dann mit jungen Talenten aus Ihrer Firma? Schließen Sie auch das aus, dann suchen Sie sich Journalisten, die im Thema sind und außerdem das Handwerk des Moderierens beherrschen. Treffen Sie diese Entscheidung aber bitte rechtzeitig. Oft stellen Veranstalter die Frage „und wer moderiert?“ erst ganz zuletzt, nachdem das Programm schon fixiert ist und die Referenten zugesagt haben. Durch das späte Engagement eines externen Moderators verzichten Veranstalter auf dessen Beratungsleistung, die er im Hinblick auf die Programmgestaltung meist kostenlos mit anbietet.

Perfekt präsentieren

„Perfekt präsentieren“ bedeutet, sagen, zeigen und dokumentieren optimal zu kombinieren. Die meisten Vortragenden missachten das. Und zwar aus Faulheit. Sie setzen PowerPoint als All-in-One-Software ein, wozu sie nie vorgesehen war. Und sie argumentieren wie folgt: Wenn sagen und zeigen deutlich auseinanderfallen sollen, bedeutet das ja, dass man mindestens ein Stichwort-Manuskript braucht und PowerPoint nicht als Teleprompter einsetzen kann! Außerdem: Zeigt man viel weniger als man sagt, kann man die PowerPoint-Datei nicht als Handout verwenden, sondern muss für die Zuhörer eine zusätzliche Dokumentation erstellen!

Genau so ist es. Aber wo ist das Problem? Manche denken: Damit verdreifacht sich der Aufwand. Das stimmt nicht. Eine „perfekte“ Präsentation dauert nicht länger als eine „herkömmliche“, nur ist der Arbeitsablauf ein anderer. Im ersten Schritt setzen Sie Zettel und Karteikarten ein oder – elektronisch – einen Outliner, eine Mindmapping-Software und eine Textverarbeitung. Das Ergebnis ist ein Manuskript, entweder ausformuliert oder mit Stichworten. Dann nutzen Sie im zweiten Schritt PowerPoint dazu, einzelne Aspekte zu verdeutlichen oder zu illustrieren. Und schließlich führen Sie in einem dritten Schritt beides in einem Dokument zusammen; das erfordert dann nur noch „Kopieren und Einfügen“.

Differenzieren Sie nicht zwischen sagen, zeigen und dokumentieren, beeindruckt Ihr Auftritt kaum. Ihre Zuhörer schauen dann die ganze Zeit auf die Leinwand und nicht auf Sie. Ihre Stimme kommt aus dem Off. Dadurch wirken Sie wie ein Museumsführer, der aus dem Hintergrund ein Gemälde erklärt: In der Mitte sehen Sie … Interessant ist besonders … Beachten Sie auch … Folgen Sie mir jetzt zur nächsten Abteilung. Natürlich: Der Künstler sind in diesem Fall Sie selbst. Sie präsentieren Ihre eigene Kreation. Aber dass Sie voller Inbrunst sagen könnten: „Schauen Sie, was für ein Kunstwerk ich in meinem Atelier erstellt habe!“, macht die Sache nicht besser. Denn leider geht es nicht um atemberaubende Bildnisse, sondern nur um substantivische Stichworte, die Sie in Form des betreuten Lesens vermitteln. Und selbst das geht oft noch schief. Da Ihre Zuhörer zuweilen nicht genau den „Spiegelstrich“ oder „bullet point“ betrachten, den Sie gerade erläutern – einige hinken hinterher, andere schauen schon voraus – ist das Ganze wie Stereo, bei dem die Kanäle in Unordnung geraten sind. Manche Referenten greifen dann zum Laserpointer und umkringeln Worte wie Tatortspuren. Sehen Sie: Hier liegt die Leiche und dort ist Blut.

Ihre neue Formel lautet: Sie sagen alles. Sie zeigen einiges. Und Sie dokumentieren Gesagtes und Gezeigtes abschließend in einem zusätzlichen Werk. Die Formel verlangt Umdenken, ist aber nicht so revolutionär wie sie sein könnte. Sie akzeptiert nämlich einen Aspekt, den man genauso in Frage stellen kann. Gemeint ist die weit verbreitete Handout-Manie. Vor allem bei Kongressen und Vorlesungen erwarten die Zuhörer, dass sie alles, was sie von Ihnen gehört und gesehen haben, anschließend noch einmal gedruckt oder elektronisch erhalten. Quid non est in actis non est in mundi, sagt der Lateiner: Was nicht in den Akten steht, ist nicht in der Welt. An manchen Fakultäten verpflichten sich Professoren dazu, in Prüfungen nur das abzufragen, was in Handouts steht; das Gesagte hat damit keinen eigenständigen Wert mehr. Auch Konferenzveranstalter legen größten Wert darauf, dass die Teilnehmer mit dick gefüllten Mappen nach Hause gehen, weil die als Indiz dafür gelten, dass die  Kongressgebühr gut angelegt war. Es schafft wohl niemand, diese Praxis zu ändern.

Akzeptieren Sie die Differenzierung „sagen – zeigen – dokumentieren“, dann stellt sich als Nächstes die Frage: Was enthalten Ihre Charts? Auch dafür hält dieses Buch eine griffige Formel bereit: Ihre Charts enthalten das, was zum Verstehen, Lernen oder Nachempfinden notwendig ist. Lesen Sie den Satz von hinten: Da steht das Wort „notwendig“. Die Frage lautet also nicht, was Sie aus Ihrem Vortrag alles illustrieren können, sondern was Sie illustrieren müssen, weil sonst eines der drei Ziele verstehen, lernen und nachempfinden in Gefahr geriete.

Verstehen, lernen, nachempfinden – diese drei Begriffe sind für Charts nicht nur Anlass gebend, sondern auch Maßstäbe setzend. Anders ausgedrückt: Ihre Charts müssen nicht nur notwendig, sondern auch geeignet sein, diese Ziele zu erreichen. Über zwei Drittel der folgenden Anleitungen befassen sich damit. Wie können Sie Informationen und Bewertungen so aufarbeiten, dass sie das Gesagte eindrucksvoll unterstreichen? Auch dabei gilt: Einfachheit ist die höchste Form der Raffinesse.